Haushaltsausschuss

Dienstag, 18. Juni 2019 , 16:00 Uhr


TOP 1 Eröffnung der Sitzung, Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung, der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung, evtl. Beschlussfassung über Einwohnerfragestunde

Protokoll:

Der Ausschussvorsitzende, Herr Rehkuh, eröffnete die Sitzung. Er begrüßte Bürgermeister Bäsecke, die Mitglieder des Haushaltsausschusses und die Mitarbeiter der Verwaltung.

 

Er stellte die mit Schreiben vom 07.06.2019 fristgemäß vorgenommene Ladung und die Beschlussfähigkeit fest.

 

Alsdann wurde die Tagesordnung festgestellt. Es gab keine Änderungsvorschläge bezüglich der Tagesordnung.

 
TOP 2 Genehmigung der Niederschrift über die öffentliche Sitzung des Haushaltsausschusses vom 12.03.2019

Protokoll:

Der Ausschussvorsitzende erfragte, ob es Anmerkungen zur Niederschrift des Haushaltsausschusses vom 12.03.2019 gäbe. Diese gab es jedoch nicht.

 

Sodann wurde die Niederschrift der öffentlichen Sitzung des Haushaltsausschusses vom 12.03.2019 einstimmig, bei 2 Enthaltungen, genehmigt.

 
TOP 3 Stand der Finanzwirtschaft, hier: 1. Quartalsbericht im Haushaltsjahr 2019

Protokoll:

Alsdann präsentierte Fachbereichsleiterin Schäfer den Bericht über das 1. Quartal des Haushaltsjahres 2019. Die PowerPoint-Präsentation liegt den Ratsmitgliedern als Vorlage 95/2019 vor.

Zuerst thematisierte sie die Erträge der Stadt Schöningen.

Bis zum 31.03.2019 waren 79.117 € als Erträge aus Steuern und ähnlichen Abgaben verbucht, im Jahr 2018 hingegen 1.260.626 €.

Hauptgrund hierfür seien Gewerbesteueranpassungen, durch die im 1. Quartal 1.224.453 € Gewerbesteuereinnahmen an 3 Firmen zurückgezahlt werden mussten.

Im 1. Quartal 2018 wurden neben Vorauszahlungen in Höhe von 638.332 €, Nachzahlungen für Vorjahre in Höhe von 252.657 € geleistet.

Insgesamt können 2019 nach aktuellem Anordnungssoll Mehrerträge bei der Gewerbesteuer in Höhe von rd. 20.000 € verbucht werden.

Die Grundsteuer A wird voraussichtlich 71.647 € und die Grundsteuer B 1.472.821 € im Jahr 2019 an Erträgen erzielen (Stand 18.06.2019).

Die Erträge der Grundsteuer A und B sind auf dem Vorjahresniveau.

Die Höhe der Vergnügungssteuer ergebe sich aus dem Einspielergebnis, wodurch es zu normalen Schwankungen kommt.

Die Hundesteuer ist jährlich erst zum 01.07. jeden Jahres fällig. Einige Steuerpflichtige überweisen die Steuer jedoch schon vor diesem Datum.  

Insgesamt wurde mit einer Steigerung bei den Steuern und ähnlichen Abgaben in Höhe von 8,8 % (von 8.413.100 € auf 9.155.100 €) geplant.

Die Stadt hat im 1. Quartal Schlüsselzuweisungen und Zuwendungen für den übertragenen Wirkungskreis von insgesamt 848.800 € erhalten (2018 972,978 €). Bei den übrigen Zuweisungen in Höhe von 303.501 € handelt es sich um Finanzhilfen bzw. Zuschüsse für die Kindergärten einschließlich I-Kinder.

Die Zuweisungsmasse der Schlüsselzuweisungen hat sich gegenüber dem Vorjahr um rd. 4,21 % auf 4,63 Mrd. € erhöht.

Da der Bescheid im 1. Quartal noch nicht vorlag, wurde sie in gleicher Höhe wie die November-Zahlung 2018 vom Landkreis Helmstedt festgesetzt. Die tatsächliche Zuweisung beläuft sich auf 3.196.544 € (48.456 € unter der Planung). Diese Differenz ergibt sich aus einer Senkung des Grundbetrages je Einwohner, nachdem dieser in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen war.

Auch bei den Schlüsselzuweisungen für Aufgaben des übertragenen Wirkungskreises lag noch kein Bescheid vor, weshalb ebenfalls mit der Höhe der November-Zahlung geplant wurde. Laut Bescheid vom 03.04.2019 beträgt die Zuweisung 226.800 €.

Durch die Beitragsfreiheit der Kindergärten wurden die Planansätze der Finanzhilfen gegenüber dem Vorjahr um 503.300 € höher veranschlagt. Die gebuchten Erträge im ersten Quartal 2019 fallen gegenüber dem vergleichbaren Vorjahreszeitraum höher aus, spiegeln jedoch nicht den höheren Planansatz wieder.

Bei den öffentlich-rechtlichen Entgelten wurde beim Badezentrum Negenborn erwähnt, dass lediglich die Erträge bis Februar 2019 angeordnet wurden.  Es kommt zu einer Steigerung der Erträge gegenüber dem Vorjahr, da das Badezentrum im ersten Quartal 2018 teilweise geschlossen war.

Zu der Haushaltsposition „Nutzung Gebäude und ähnliche Entgelte“ gehören unter anderem Erträge durch Abwassergebühren, Friedhofsgebühren und Gebühren für die Nutzung des Marktplatzes. Der größte Teil der Differenz entsteht durch die Abwassergebühren. Grund dafür ist, dass im 1. Quartal 2019 bislang erst ein Abschlag angeordnet wurde, 2018 hingegen drei.

Die Straßenreinigungsgebühr der Reinigungsklasse 1 wurde ab 01.01.2019 entsprechend der Gebührenbedarfsberechnung im Ratsbeschluss vom 22.11.2018 (Sitzungsnummer 42/2018, TOP 8) von 2,78 €/lfd. Meter auf 1,80 €/lfd. Meter (-0,98 €) gesenkt.

Bei den Erträgen aus Mieten und Pachten berichtete sie, dass nach der Umsetzung der baulichen Erfordernisse im Schloss (Brandschutz Hotelzimmer) nun wieder Pachteinnahmen erzielt werden können.

Die „Erträge aus Verkauf“ ergeben sich aus der Einspeisevergütung von Strom im Badezentrum.

Zu den sonstigen privatrechtlichen Entgelten gehören zum Beispiel Schadensfälle, der Seniorenbüttel und PC-Kurse für Senioren. 2019 hatte die Stadt, im Vergleich zu 2018, höhere Aufwendungen für Schadensfallerstattungen.

Folgend wurden die Aufwendungen thematisiert.

Für das Haushaltsjahr 2019 wurde mit einer Steigerung für Personal- und Versorgungsaufwendungen gegenüber dem Vorjahr um rd. 5 % geplant (von 6.330.500 € auf 6.648.100 €). Für das Haushaltsjahr 2018 wurden Personal- und Versorgungsaufwendungen in Höhe von 6.306.552 € verzeichnet.

Bei den Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen sind 2019 höhere Aufwendungen gegenüber dem Vorjahreszeitraum ersichtlich.

Im Bereich der Mieten und Pachten konnten die Aufwendungen um 13.000 € gesenkt werden, da einige Wohnungen für Asylbewerber gekündigt werden konnten.

Die Bewirtschaftungskosten zeigen normale Schwankungen auf und liegen auf dem Niveau des Haushaltsjahres 2017.

Bei den Aufwendungen für die Haltung von Fahrzeugen liegt man rd. 4.300 € unter dem Vorjahresniveau. Diese Senkung ergibt sich vor allem aus weniger Reparaturkosten.

Die größte Position unter den besonderen Aufwendungen für Beschäftigte bilden die Aus- und Fortbildungskosten. Die Aufwendungen für Schulungen waren rd. doppelt so hoch wie im vergleichbaren Vorjahreszeitraum.

Die Buchungen für Transferaufwendungen weichen teilweise erheblich vom Vorjahr ab. Ursächlich hierfür ist hauptsächlich die Kreisumlage, die zum 1. Abrechnungsstichtag (20.02.) im Jahr 2019 in Höhe der letzten Zahlung 2018 (20.11.) festgesetzt wurde. Sie liegt 164.029 € über der Zahlung des Vorjahreszeitraum.

Ausschussmitglied Fricke erfragte die Darlehen der Stadt Schöningen.

Bürgermeister Bäsecke präsentierte gemeinsam mit Fachbereichsleiterin Schäfer die Liquiditäts- und Investitionskredite.

Die Übersicht hierzu wird sowohl dem Protokoll beigefügt (Anlage 1), als auch vorab per E-Mail an alle Ratsmitglieder versandt.

Es wird appelliert, dass man bei positiven Jahresergebnissen nicht die Zuschüsse und Zuweisungen vergessen dürfe, die hierzu zu einem großen Teil beigetragen haben.

Bürgermeister Bäsecke lobte jedoch den Rat und die Verwaltung, auf dem richtigen Weg zu sein. 


TOP 4 Einführung Rechnungsworkflow

Protokoll:

Fachbereichsleiterin Schäfer erklärte, dass ein „Digitaler Wandel“ in der Stadtverwaltung angestrebt werde. Folgend berichtete sie über die angestrebten Erweiterungen der bisherigen Finanzsoftware NewSystemKommunal und die damit verbundenen Kosten.

Seit der Einführung der Doppik arbeitet die Stadt Schöningen mit der Finanzsoftware NewSystemKommunal der Firma Infoma des Zweckverbands KDO aus Oldenburg. Dieses Programm beinhaltet unter anderem das Steuern- und Abgabenmodul, das Vertragsmanagement, die Vollstreckung und die Anlagenbuchhaltung.

Nun soll die bisherige Software um folgende Module erweitert werden:

  • Digitaler Rechnungsworkflow
  • eRechnungs-Manager
  • Bestellworkflow
  • Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit Maßnahmenmanagement

 

Sie erklärte, dass dadurch die Voraussetzung zur Verarbeitung von E-Rechnungen erfüllt werde, welche ab 2020 für alle Kommunen verpflichtend sei.

Außerdem werden Arbeitsabläufe optimiert und der allgemeine Bedarf an Druckpapier und die damit verbundenen Kosten gesenkt.

Sie betonte, dass es keine Änderungen im „Grundprogramm“ geben würde, sondern nur die Abläufe anders strukturiert werden müssten. Der Rechnungsworkflow wäre vollständig in die bisherige Software integriert.

Durch den Rechnungsworkflow würden sich die Abläufe beschleunigen und transparenter gestalten. Außerdem werden so Zuständigkeiten klarer geregelt und die Abläufe werden weiterentwickelt.

Da das Rechnungsprüfungsamt einen Zugriff auf die Finanzsoftware hat, kann es aus dem Programm die Rechnungsbelege abrufen, wodurch eine einfachere Überprüfung möglich wäre.

Anschließend präsentierte Fachbereichsleiterin Schäfer die bisherigen Abläufe im Vergleich zu den neu geplanten Abläufen. Dabei zeigte sie Vor- und Nachteile auf.

Die Abläufe liegen den Ratsmitgliedern als Anlage zur Vorlage 89/2019 vor.

Ausschussvorsitzender Rehkuh erfragte, ob der Workflow für alle Abläufe angewendet werde oder ob er zunächst nur für einige Abläufe genutzt werden soll.

Fachbereichsleiterin Schäfer erklärte, dass die Abläufe für alle Anordnungen umgestellt werden sollen.

Anfangs werden die Originalrechnungen zusätzlich noch in Papierform aufbewahrt, da eine 100%ige Revisionssicherheit noch nicht gewährleistet sei. Es wird jedoch angestrebt, auf diese Dopplung mit  Einführung eines Document Management System (DMS) zu verzichten.

Es wurde berichtet, dass die Lizenz im Rechnungsworkflow nur für den Bruchteil einer Sekunde durch den entsprechenden Sachbearbeiter blockiert werde. Bürgermeister Bäsecke erklärte, dass die Stadt Wolfenbüttel, die ungefähr 4 Mal so viele Mitarbeiter beschäftigt, nur über 3 Lizenzen verfügen würde.

Folgend stellte sie die Kostenübersichten vor.

Ausschussmitglied Melzer hinterfragte günstigere Alternativen. Bürgermeister Bäsecke und Fachbereichsleiterin Schäfer erklärten, dass sich 2007 alle kreisangehörigen Gemeinden des Landkreises Helmstedt, nach langem Angebotsvergleich, für die Finanzsoftware NewSystemKommunal entschieden haben. Schwierigkeiten mit Schnittstellen anderer Programme wurden bisher nicht festgestellt.

Nur die hier vorgestellten Erweiterungen seien mit der bereits vorhandenen Finanzsoftware kompatibel.

Wenn man sich für einen neuen Anbieter entscheiden würde, dann müsse man nicht nur die Erweiterungen, sondern auch das dazugehörige Grundprogramm verwenden. Diese komplette Umstellung wäre jedoch sehr kosten- und zeitintensiv. Ausschussmitglied Sobotta untermalte dies, indem er über die hohe Fehlerintensität beim Datentransfer informierte.

Ausschussmitglied Waldheim erfragte, ob es aufgrund der Digitalisierung zu personellen Einsparungen kommen werde. Dies wurde jedoch verneint.

Des Weiteren erkundigte sich Ausschussmitglied Sobotta nach der Projektdienstleistung „Liegenschafts- und Gebäudemanagement“. Fachbereichsleiterin Schäfer erläuterte, dass man mit diesem Modul die Liegenschaften einpflegen könne und man somit einen besseren Überblick besäße. Das Einpflegen würde im ersten Schritt einen Arbeitsaufwand für die dafür zuständigen Sachbearbeiter bedeuten, würde aber im Nachhinein eine bessere Bewirtschaftung bewirken.

Ausschussmitglied Fricke befürwortete die Digitalisierung. Er kritisierte jedoch, dass die Stadt Schöningen kein Digitalisierungskonzept besäße. Dadurch könnten sich seiner Ansicht nach künftig Schwierigkeiten in der Kompatibilität ergeben.

Sie erklärte, dass die Erweiterungen mit der bisherigen Software kompatibel sein müssen und nicht andersherum.

Der nächste Schritt wäre die E-Akte, welche ebenfalls mit der bisherigen Software kompatibel wäre.

Ausschussmitglied Daether betonte, dass sich die Kosten für die Erweiterung im normalen Rahmen einer Verwaltungssoftware befänden und dass eine Umorientierung zu einem neuen Programm die Pflicht zur Ausschreibung herbeiführen würde.

Ausschussvorsitzender Rehkuh befürwortete die Investition in die bisherige Software.

Auf die Frage von Ausschussmitglied Sobotta antwortete Frau Schäfer, dass die Kosten für die Projektdienstleistung zur Einführung inbegriffen seien. Es würden lediglich zusätzliche Kosten für ggf. neue Bildschirme anfallen.

Die Einführung der revisionssicheren Datensicherung (DMS) sei als nächster Schritt geplant.

Ausschussmitglied Waldheim erkundigte sich, ob in diesem Rahmen eine interkommunale Zusammenarbeit stattfinden werde. Bürgermeister Bäsecke verwies auf die kommunale Zusammenarbeit mit der Stadt Helmstedt und dass in der Kostenaufstellung unter 1.5 „Ablage Filesystem“ die Datenhaltung zunächst für rund 1.200,00 € bei der KDO in Oldenburg geplant sei.

An die Datenhaltung in Oldenburg sei man jedoch nicht gebunden.

Ausschussmitglied Melzer verwies auf die zwei Beschlussvarianten, die erforderlichen Mittel entweder mit außerplanmäßigen Mitteln bereitzustellen oder die Mittel im Haushaltsplan 2020 zu veranschlagen. Bürgermeister Bäsecke wies darauf hin, dass die Verwaltung die Variante 1 favorisieren würde. Seiner Meinung nach müsse man so schnell wie möglich damit beginnen, damit bis 2020 die problemlose Verarbeitung von E-Rechnungen möglich sei.

Mit der ersten Variante könnten die Schulungen nach dem Sommer 2019 starten und der Rechnungsworkflow zu Beginn des neuen Haushaltsjahres eingeführt werden. Sollte der Rat sich für die 2. Variante entscheiden, dann müsse man warten, bis der Haushaltsplan 2020 genehmigt sei. Dadurch würde man erst unterjährig, im März/April 2020, auf den Rechnungsworkflow umstellen können.

Bürgermeister Bäsecke erklärte ebenfalls, dass die KDO Vorbereitungszeit benötige. Wenn nun nächstes Jahr alle Kommunen den Rechnungsworkflow einführen wollen, dann könnte es zu zeitlichen Engpässen kommen.

Ausschussmitglied Waldheim hinterfragte den Deckungsvorschlag für einen außerplanmäßigen Aufwand. Fachbereichsleiterin Schäfer erklärte, dass ein Teil der Mittel, welche für die Brandschutzmaßnahmen im Schloss veranschlagt waren, zur Deckung verwendet werden sollen.

Der Hochbautechniker des FB Bauwesen sei durch den Erwerb des gelben Gebäudes der Grundschule mit den Umbau- und Sanierungsmaßnahmen ausgelastet. Außerdem läge noch keine Baugenehmigung für den Brandschutz des Schlosses, ausgenommen der Hotelzimmer, vor. Die Baumaßnahmen für den Brandschutz im Schloss seien dieses Jahr zeitlich nicht mehr möglich.

Ausschussmitglied Fricke erklärte, dass die SPD-Fraktion die Variante 2 favorisieren würde. Zuerst solle ein Digitalisierungskonzept vorliegen.

Ausschussmitglied Waldheim sagte erneut, dass dies nicht sinnvoll sei, da eine rechtliche Verpflichtung vorläge, die früher oder später sowieso eingeführt werden müsse. Er sieht keinen Grund, die Lizenzen erst nach dem Beschluss des Haushaltsplans 2020 zu erwerben.

Bürgermeister Bäsecke verdeutlichte, dass ein umfassendes Digitalisierungskonzept nicht in einem halben Jahr zu erstellen sei.

Sodann verwies Ausschussmitglied Fricke auf die Geschäftsordnung der Stadt Schöningen und führte eine drei-minütige Unterbrechung zur Besprechung der SPD-Fraktion herbei.

Nach Kenntnisnahme der zwei Varianten des Beschlussvorschlages, empfiehlt der Haushaltsausschuss dem Rat der Stadt Schöningen einstimmig die Variante 1, die Bereitstellung der erforderlichen Mittel durch außerplanmäßige Mittel.


TOP 5 Reform der Grundsteuer

Protokoll:

Folgend präsentierte Bürgermeister Bäsecke die Vorlage 89/2019, welche die Reformierung der Grundsteuer durch den Bund thematisiert. Er berichtete, dass der Niedersächsische Städtetag den Mitgliedern empfiehlt, eine Resolution zu verabschieden. Dadurch soll der politische Druck für eine Einigung erhöht werden, da Einnahmeausfälle nicht zu verkraften wären. Die Grundsteuer zählt zu den wichtigsten Einnahmequellen der Gemeinden.

Weiterhin erläuterte er, dass der Gesetzesentwurf vom Bund verfasst werde, dieser jedoch durch die Öffnungsklausel auch von den Bundesländern verabschiedet werden muss und verändert werden könne.

Anschließend wurden die Punkte 5 und 6 der Resolution des Rates der Stadt Schöningen diskutiert, da sie angesichts einiger Ausschussmitglieder widersprüchliche Aussagen beinhalten. Bürgermeister Bäsecke erklärte, dass es nur durch die Umstellung auf ein neues Grundsteuersystem in der Gesamtheit zu keinen höheren Belastungen kommen werde. Unabhängig davon kann es jedoch in Einzelfällen zu Steuererhöhungen kommen, da die aktuellen Bewertungen der Grundstücke veraltet seien.

Ausschussmitglied Sobotta kritisiert die in Nr. 5 verwendete Aussage „[] sichert unseren Bürgerinnen und Bürgern zu []“. Seiner Ansicht nach müsste man die Formulierung in „strebt an“ ändern.

Bürgermeister Bäsecke versicherte, die Formulierung mit Dr. Götz vom Innenministerium zu klären. Der Wortlaut soll nochmal geprüft werden.

Nichtsdestotrotz sollte nun über den Grundsatz der Resolution abgestimmt werden.          Der Haushaltsausschuss empfahl dem Rat einstimmig, die beigeführte Resolution zur Reform der Grundsteuer zu beschließen.

Anmerkung: Fachbereichsleiterin Schäfer hat am 19.06.2019 mit Herrn Behnke vom Innenministerium telefoniert. Er erklärte, dass das Gesamtvolumen der Grundsteuer im Hinblick auf die Stabilisierungsvereinbarung ausschlaggebend sei. Da es über die Ausgestaltung der Grundsteuer durch das Land noch keine Information gibt, können die Hebesätze durchaus sinken.


TOP 6 Mitteilungen, Anfragen, Verschiedenes

Protokoll:

Bürgermeister Bäsecke teilte mit, dass er mehrere Telefonate in den vergangenen Tagen bezüglich der Zukunft des paläons geführt habe.

Das erste Gespräch fand mit dem Minister Björn Thümler und Frauke Patzke vom Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur statt. Diese haben Bürgermeister Bäsecke an einen anderen Ansprechpartner des Finanzministeriums verwiesen.

Darauffolgend fand ein zweites Gespräch mit Herrn Hüdepohl und Herrn Dr. Saßmann vom niedersächsischen Finanzministerium statt. Diese erklärten, dass sie nicht versichern können, dass die Stadt Schöningen die Steuern in Höhe von rund 1 Mio. Euro nicht an das Finanzamt Helmstedt zurückzahlen muss. Man solle versuchen die 1 Mio. Euro auf die Pacht aufzuschlagen.

Das dritte Gespräch fand mit der Staatssekretärin Frau Dr. Sabine Johannsen vom Ministerium für Wissenschaft und Kultur statt, welche die Auskunft gab, dass die Steuern nicht zurückgezahlt werden müssen.

Bürgermeister Bäsecke fügte hinzu, dass der Steuerberater der Stadt Schöningen (Herr Bürger) erklärte, dass es sich erst um eine verbindliche Auskunft handele, wenn man nachweisen könne, dass die Umsatzsteuerpflicht fortbestehe.

Er teilte den Ausschussmitgliedern eine mögliche Lösung des Problems mit. Diese müsse jedoch erst geprüft werden.

Zuletzt forderte Ausschussmitglied Sobotta, neben der Liste der Kassen- und Liquiditätsdarlehen, zusätzlich eine Auflistung der erhaltenen Bedarfszuweisungen und Stabilisierungshilfen der letzten 4/5 Jahre an das Protokoll zu fügen. Diese sind als Anlage 1 beigefügt.

 

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