Einführung Rechnungsworkflow
Protokoll:
Fachbereichsleiterin Schäfer erklärte, dass ein „Digitaler Wandel“ in der Stadtverwaltung angestrebt werde. Folgend berichtete sie über die angestrebten Erweiterungen der bisherigen Finanzsoftware NewSystemKommunal und die damit verbundenen Kosten.
Seit der Einführung der Doppik arbeitet die Stadt Schöningen mit der Finanzsoftware NewSystemKommunal der Firma Infoma des Zweckverbands KDO aus Oldenburg. Dieses Programm beinhaltet unter anderem das Steuern- und Abgabenmodul, das Vertragsmanagement, die Vollstreckung und die Anlagenbuchhaltung.
Nun soll die bisherige Software um folgende Module erweitert werden:
- Digitaler Rechnungsworkflow
- eRechnungs-Manager
- Bestellworkflow
- Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit Maßnahmenmanagement
Sie erklärte, dass dadurch die Voraussetzung zur Verarbeitung von E-Rechnungen erfüllt werde, welche ab 2020 für alle Kommunen verpflichtend sei.
Außerdem werden Arbeitsabläufe optimiert und der allgemeine Bedarf an Druckpapier und die damit verbundenen Kosten gesenkt.
Sie betonte, dass es keine Änderungen im „Grundprogramm“ geben würde, sondern nur die Abläufe anders strukturiert werden müssten. Der Rechnungsworkflow wäre vollständig in die bisherige Software integriert.
Durch den Rechnungsworkflow würden sich die Abläufe beschleunigen und transparenter gestalten. Außerdem werden so Zuständigkeiten klarer geregelt und die Abläufe werden weiterentwickelt.
Da das Rechnungsprüfungsamt einen Zugriff auf die Finanzsoftware hat, kann es aus dem Programm die Rechnungsbelege abrufen, wodurch eine einfachere Überprüfung möglich wäre.
Anschließend präsentierte Fachbereichsleiterin Schäfer die bisherigen Abläufe im Vergleich zu den neu geplanten Abläufen. Dabei zeigte sie Vor- und Nachteile auf.
Die Abläufe liegen den Ratsmitgliedern als Anlage zur Vorlage 89/2019 vor.
Ausschussvorsitzender Rehkuh erfragte, ob der Workflow für alle Abläufe angewendet werde oder ob er zunächst nur für einige Abläufe genutzt werden soll.
Fachbereichsleiterin Schäfer erklärte, dass die Abläufe für alle Anordnungen umgestellt werden sollen.
Anfangs werden die Originalrechnungen zusätzlich noch in Papierform aufbewahrt, da eine 100%ige Revisionssicherheit noch nicht gewährleistet sei. Es wird jedoch angestrebt, auf diese Dopplung mit Einführung eines Document Management System (DMS) zu verzichten.
Es wurde berichtet, dass die Lizenz im Rechnungsworkflow nur für den Bruchteil einer Sekunde durch den entsprechenden Sachbearbeiter blockiert werde. Bürgermeister Bäsecke erklärte, dass die Stadt Wolfenbüttel, die ungefähr 4 Mal so viele Mitarbeiter beschäftigt, nur über 3 Lizenzen verfügen würde.
Folgend stellte sie die Kostenübersichten vor.
Ausschussmitglied Melzer hinterfragte günstigere Alternativen. Bürgermeister Bäsecke und Fachbereichsleiterin Schäfer erklärten, dass sich 2007 alle kreisangehörigen Gemeinden des Landkreises Helmstedt, nach langem Angebotsvergleich, für die Finanzsoftware NewSystemKommunal entschieden haben. Schwierigkeiten mit Schnittstellen anderer Programme wurden bisher nicht festgestellt.
Nur die hier vorgestellten Erweiterungen seien mit der bereits vorhandenen Finanzsoftware kompatibel.
Wenn man sich für einen neuen Anbieter entscheiden würde, dann müsse man nicht nur die Erweiterungen, sondern auch das dazugehörige Grundprogramm verwenden. Diese komplette Umstellung wäre jedoch sehr kosten- und zeitintensiv. Ausschussmitglied Sobotta untermalte dies, indem er über die hohe Fehlerintensität beim Datentransfer informierte.
Ausschussmitglied Waldheim erfragte, ob es aufgrund der Digitalisierung zu personellen Einsparungen kommen werde. Dies wurde jedoch verneint.
Des Weiteren erkundigte sich Ausschussmitglied Sobotta nach der Projektdienstleistung „Liegenschafts- und Gebäudemanagement“. Fachbereichsleiterin Schäfer erläuterte, dass man mit diesem Modul die Liegenschaften einpflegen könne und man somit einen besseren Überblick besäße. Das Einpflegen würde im ersten Schritt einen Arbeitsaufwand für die dafür zuständigen Sachbearbeiter bedeuten, würde aber im Nachhinein eine bessere Bewirtschaftung bewirken.
Ausschussmitglied Fricke befürwortete die Digitalisierung. Er kritisierte jedoch, dass die Stadt Schöningen kein Digitalisierungskonzept besäße. Dadurch könnten sich seiner Ansicht nach künftig Schwierigkeiten in der Kompatibilität ergeben.
Sie erklärte, dass die Erweiterungen mit der bisherigen Software kompatibel sein müssen und nicht andersherum.
Der nächste Schritt wäre die E-Akte, welche ebenfalls mit der bisherigen Software kompatibel wäre.
Ausschussmitglied Daether betonte, dass sich die Kosten für die Erweiterung im normalen Rahmen einer Verwaltungssoftware befänden und dass eine Umorientierung zu einem neuen Programm die Pflicht zur Ausschreibung herbeiführen würde.
Ausschussvorsitzender Rehkuh befürwortete die Investition in die bisherige Software.
Auf die Frage von Ausschussmitglied Sobotta antwortete Frau Schäfer, dass die Kosten für die Projektdienstleistung zur Einführung inbegriffen seien. Es würden lediglich zusätzliche Kosten für ggf. neue Bildschirme anfallen.
Die Einführung der revisionssicheren Datensicherung (DMS) sei als nächster Schritt geplant.
Ausschussmitglied Waldheim erkundigte sich, ob in diesem Rahmen eine interkommunale Zusammenarbeit stattfinden werde. Bürgermeister Bäsecke verwies auf die kommunale Zusammenarbeit mit der Stadt Helmstedt und dass in der Kostenaufstellung unter 1.5 „Ablage Filesystem“ die Datenhaltung zunächst für rund 1.200,00 € bei der KDO in Oldenburg geplant sei.
An die Datenhaltung in Oldenburg sei man jedoch nicht gebunden.
Ausschussmitglied Melzer verwies auf die zwei Beschlussvarianten, die erforderlichen Mittel entweder mit außerplanmäßigen Mitteln bereitzustellen oder die Mittel im Haushaltsplan 2020 zu veranschlagen. Bürgermeister Bäsecke wies darauf hin, dass die Verwaltung die Variante 1 favorisieren würde. Seiner Meinung nach müsse man so schnell wie möglich damit beginnen, damit bis 2020 die problemlose Verarbeitung von E-Rechnungen möglich sei.
Mit der ersten Variante könnten die Schulungen nach dem Sommer 2019 starten und der Rechnungsworkflow zu Beginn des neuen Haushaltsjahres eingeführt werden. Sollte der Rat sich für die 2. Variante entscheiden, dann müsse man warten, bis der Haushaltsplan 2020 genehmigt sei. Dadurch würde man erst unterjährig, im März/April 2020, auf den Rechnungsworkflow umstellen können.
Bürgermeister Bäsecke erklärte ebenfalls, dass die KDO Vorbereitungszeit benötige. Wenn nun nächstes Jahr alle Kommunen den Rechnungsworkflow einführen wollen, dann könnte es zu zeitlichen Engpässen kommen.
Ausschussmitglied Waldheim hinterfragte den Deckungsvorschlag für einen außerplanmäßigen Aufwand. Fachbereichsleiterin Schäfer erklärte, dass ein Teil der Mittel, welche für die Brandschutzmaßnahmen im Schloss veranschlagt waren, zur Deckung verwendet werden sollen.
Der Hochbautechniker des FB Bauwesen sei durch den Erwerb des gelben Gebäudes der Grundschule mit den Umbau- und Sanierungsmaßnahmen ausgelastet. Außerdem läge noch keine Baugenehmigung für den Brandschutz des Schlosses, ausgenommen der Hotelzimmer, vor. Die Baumaßnahmen für den Brandschutz im Schloss seien dieses Jahr zeitlich nicht mehr möglich.
Ausschussmitglied Fricke erklärte, dass die SPD-Fraktion die Variante 2 favorisieren würde. Zuerst solle ein Digitalisierungskonzept vorliegen.
Ausschussmitglied Waldheim sagte erneut, dass dies nicht sinnvoll sei, da eine rechtliche Verpflichtung vorläge, die früher oder später sowieso eingeführt werden müsse. Er sieht keinen Grund, die Lizenzen erst nach dem Beschluss des Haushaltsplans 2020 zu erwerben.
Bürgermeister Bäsecke verdeutlichte, dass ein umfassendes Digitalisierungskonzept nicht in einem halben Jahr zu erstellen sei.
Sodann verwies Ausschussmitglied Fricke auf die Geschäftsordnung der Stadt Schöningen und führte eine drei-minütige Unterbrechung zur Besprechung der SPD-Fraktion herbei.
Nach Kenntnisnahme der zwei Varianten des Beschlussvorschlages, empfiehlt der Haushaltsausschuss dem Rat der Stadt Schöningen einstimmig die Variante 1, die Bereitstellung der erforderlichen Mittel durch außerplanmäßige Mittel.
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